Email công sở chiếm đến 55% lượng email được gửi đi trên toàn thế giới trong một ngày trong năm 2014 – tức trung bình mỗi người chúng ta gửi và nhận 121 email mỗi ngày.

Với số lượng gửi, nhận nhiều tới vậy, không có gì ngạc nhiên là chúng ta thường phạm sai lầm trong email.

Từ những dòng tiêu đề gây khó hiểu cho đến sử dụng biểu tượng mặt cười không phù hợp, nhiều nhân viên văn phòng còn phải học hỏi rất nhiều mới có thể đạt kỹ năng soạn thảo tốt những email chuyên nghiệp.

Tạp chí Harvard Business Review (HBR) đã thấy được sự ức chế mà chúng ta đều gặp phải trong việc viết email và soạn cẩm nang hướng dẫn để giúp chúng ta viết email tốt hơn.

Bám sát chủ đề

Chủ đề / tiêu đề của email nên súc tích và mang tính miêu tả cao, nhấn mạnh vào việc cần phải có hành động gì hay không, HBR giải thích.

Nếu dòng tiêu đề có ý nghĩa quan trọng trong việc khiến cho người đọc chú ý thì font chữ cũng hết sức quan trọng để thu hút sự quan tâm của người đọc.

Dùng những phong chữ tươm tất, dễ đọc như Arial, Helvetica và Verdana với màu tối – HBR gợi ý không nên dùng quá ba font chữ trong một email.

Tỏ vẻ dễ mến

Các biểu tượng mặt cười chỉ được chấp nhận trong các email công việc khi mà người nhận email của bạn cũng sử dụng chúng.

Lỗi đánh máy không phải là chuyện quá nghiêm trọng.

Theo HBR thì các quản lý cấp cao có thể sử dụng lỗi đánh máy như một chiến lược khôn ngoan, nhằm tỏ ra chân thực và không khiến cho email có vẻ như là bạn phải luôn cẩn thận từng câu chữ.

Tuy nhiên, ranh giới giữa việc chuyển tải cảm xúc chân thực và việc thiếu chuyên nghiệp rất mong manh – do đó bạn cần cân nhắc cẩn thận trước khi để một lỗi đánh máy có chủ ý.

Kỹ lưỡng về ngữ pháp

Khi phải gửi đến email thứ 27 trong một buổi sáng thì bạn rất dễ bỏ qua dấu chấm câu hoặc quên không viết hoa những chữ cần thiết.

Đó là điều nên tránh.

Hãy dành một chút thời gian để trau chuốt cả những thứ tiểu tiết. Điều này sẽ giúp người đọc mất ít công sức hơn và bạn sẽ không phải mất thêm thời gian giải thích điều bạn muốn nói.

Để tránh làm cho người đọc thấy bực mình khó chịu, hãy viết email ngắn gọn và súc tích. Một số chuyên gia gợi ý rằng nên giữ độ dài của email trong một màn hình mà không phải kéo xuống.

Ngay cả trong những email ngắn, đừng dùng chữ to.

Hãy đánh dấu những ý quan trọng và dùng cách ngắt câu, xuống dòng một cách thoải mái.

Điều quan trọng nhất là phải diễn đạt một cách rõ ràng và trực tiếp để giúp tiết kiệm thời gian của người khác.

Cân nhắc kỹ trước khi gửi

Trước khi nhấn nút ‘gửi’, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng những người mà bạn định gửi email này thực sự cần phải nhận nó.

Chỉ gửi kèm thêm cho người khác khi cần thiết nhưng đừng giấu địa chỉ của họ trừ phi bạn biết chắc rằng nên làm làm như vậy nếu không bạn sẽ bị mang tiếng là vô ý tứ, HBR viết.

Mặc dù email thường là cách thức giao tiếp đáng tin cậy, bạn cũng cần nhớ rằng đôi khi nói chuyện trực tiếp hay bắt điện thoại lên để gọi vẫn là cách tốt nhất.

Nếu có sự xung đột gì đấy hay có tin xấu, email có thể bị diễn giải khác với ý định của người gửi tùy vào tâm trạng của người nhận.

Trong những trường hợp như vậy, gặp mặt trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại hay qua Skype thường là cách tốt nhất để giải tỏa căng thẳng.

Suy cho cùng, chúng ta thường có xu hướng lịch sự và thông cảm khi nói chuyện trực tiếp với người khác hơn là khi diễn đạt bằng những ký tự trên màn hình máy tính.

Bản tiếng Anh bài này đã đăng trên BBC Capital.